中国語翻訳会社への依頼の流れ

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1.翻訳会社に問い合わせる

翻訳依頼することが決まった時に、まず行うのは実際に問合せをする前に訳文が「繁体字」か「簡体字」かを確認し、それに対応している実績や経験がある翻訳会社かどうかを基準に、料金や評判などを確認することから始めます。それを行ってから、メールや電話で問い合わせをしましょう。

業者によっては、事前に翻訳品質を確認できるように「無料トライアルサービス」を用意しているところもあります。時間に余裕がある場合には、積極的に使ってみることをお勧めします。そうすると実際の翻訳物のやり取りの方法や手順、翻訳コーディネーターや業者の営業の対応品質まで確認できるので、安心して本番の翻訳を依頼することができます。また、納品形態が、Word、Excel、PDF、テキスト、DTPなど、希望するデータ形式に対応できるかどうかの確認もお忘れなく。

2.文書の原稿を送る

次に翻訳したい原文を翻訳会社へ送付します。送付方法はメールやデータ転送、郵送、FAXなどで文書を翻訳業者へ送付します。どの形式で対応してもらえるかは、問い合わせた時点で確認しておいてください。

なお、この時点ではまだ契約を交わしていないため、機密性の高い文章を取り扱いについて、どのように扱ってくれるかの対応を確認してからデータを送付してください。情報の流用・紛失が起こらないようにすることはもちろんですが、トラブルが起こった時の責任の所在を明確にしてから文書を渡すようにしましょう。こういった取り扱いがしっかりしているかどうかを確認することが、契約後の安心と信頼にもつながることにもなります。

3.お見積り

文書を受け取った翻訳会社が、翻訳料金と日程見積もりを行います。見積もり結果について、日程調整が必要な場合や翻訳料金に納得がいかない場合は、その旨の連絡をしましょう。そして両者で合意が取れたうえで、契約を交わします。

また、この時点で、翻訳原文だけでなく、専門用語のリストや関連資料などを翻訳者に提示できるものがあれば、それも渡しておくと、満足のいく翻訳品質に近づけることができます。ある特定の技術文書や専門文書の場合には、その道に精通している翻訳者が少ないこともあるので、提供できる資料がある場合に、それをまとめておくと効率よく翻訳作業を進めてくれることにつながります。面倒に感じるかもしれませんが、同じ翻訳料金でも、そのひと手間かけることで翻訳品質が上がります。

4.翻訳開始

見積もり結果に合意が取れれば契約を交わして注文を行い、翻訳をスタートしてもらいます。この際の注意ですが、もしなんからの理由で翻訳提出が遅れそうな場合には、早めに連絡をもらうように業者にしっかりと伝えておきましょう。

また、業者側だけでなく注文する側でも途中変更などの突発事項が起こり得る場合には、事前情報として業者に伝えるか、変更が発生した時点で連絡するなど、事前打ち合わせのときに心配なことについて確認をしておくことが無用なトラブルを避けるコツです。スケジュールなどの変更点が生じたときも同様です。

また、翻訳する文書の分量が多い場合には、日程を優先するのか品質を優先するのか、また翻訳者が何人で対応するのかなど、翻訳体制についても確認しておくといいでしょう。

5.納品

電子データまたは原本を郵送するなど、あらかじめ指定しておいた内容で翻訳文書が送付されてきます。受け取った翻訳物の納品チェックを行います。

翻訳ヌケの有無、表現、指定した内容が反映されているかどうかなど、翻訳前に両者で合意した内容についてチェックします。予定どおりに納品されても品質が低かったり、納品予定日から遅れて届くなどのケースもあります。

そうならないように、品質や納期の相違が起こった時の対応について、発注前の初期段階で決めておきましょう。業者のミスで修正が発生するのに、追加料金を取られたらたまりませんよね。品質が悪い際の対応を事前に決めておくといいですよ。

6.フォロー&支払

納品後に希望する品質が得られなかった場合、業者によっては無料で修正に対応してくれたり、アフターフォローも料金の中に入っている場合があります。わからないことや不満な点があったら、できるだけ納品後すぐに業者へ連絡しましょう。納品物に問題がなければ、その旨を連絡し、請求書の発行を依頼し支払を行います。

翻訳の発注元が法人ではなく、個人の場合には、翻訳をスタートする前に見積もり料金の支払いを請求される場合もあります。業者によって支払タイミングが異なる場合があったり、支払方法が指定されていることもあります。それについても見積もり段階で確認しておきましょう。また、単発による翻訳依頼でなく、月ごとの契約や、プロジェクト単位での契約になるときには、金額についての支払い方法が特殊なケースもあります。業者によって割引が適用されることもあるので、事前確認してできるだけお得になるような値引き交渉もしてみましょう。

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